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河南机电高等专科学校采购询价管理办法(暂行)
2015-01-22 09:25   审核人:

一、目的

为规范学校采购活动的询价工作,使采购活动顺利进行,有效控制采购价格,提高采购管理管理水平,特制定本程序。

二、适用范围

本规定适用于学校所有通过询价采购物资的采购活动。规定限额?

三、权责

(一)相关物资使用部门提出采购需求并提供相关资料。

(二)后勤处、基建处、实验管理中心负责落实工厂采购的具体询价活动。

(三)后勤处、基建处、实验管理中心具体询价人负责询价结果的审核。

(四)由后勤处、基建处、实验管理中心牵头,审计、财务、纪检监查和相关使用部门组成的价格委员会负责价格的核定。

(五)后勤处、基建处、实验管理中心负责人负责价格的批准。

四、采购询价的工作要求及步骤

(一)采购询价过程中,询价人员应明确以下相关内容:采购物资的编码、名称;采购数量; 采购物资的规格型号、图号;采购物资的质量要求;采购报价;付款条件;物资包装要求;供应商的联系方式、地址、联系人;交货时间、运送方式、交货方式与地点;报价到期日;保密协议内容;售后服务与保证期限要求;询价人员的签名及联系方式;

(二)采购询价的程序

1.相关物资使用部门提出采购需求,并经部门负责人批准后按采购物资管理权责交至后勤处、基建处或实验管理中心;

2.询价人员进行询价准备,收集相关资料,通过查阅供应商信息库和市场调查报告等方式掌握供应市场动态;

3.询价人员根据市场调查与分析结果,选择符合条件的询价供应商名单,并交部门负责人审核确认;

4.经部门负责人审核确认后,询价人员编制询价文件,并向供应商发出《询价通知》(附统一《报价单》);

5.询价人员应在规定的询价截止日期前收集所有供应商报价;

6.询价人员在截止报价后,汇总并整理所有报价,经过对比分析,编制《采购询价报告》交送部门负责人审核;

7.经部门负责人审核并提出采购意见后,采购金额在一万元以上的,由该采购部门牵头组成的价格委员会对《采购询价报告》进行核定,确定候选的供应商,出具《采购询价中选通知书》。采购金额不超过一万元的,由采购部门自行对《采购询价报告》进行核定,确定候选的供应商,出具《采购询价中选通知书》;

8.确定好候选供应商后,由采购部门负责人对价格进行批准。

(三)其他采购询价要求:

1.对于非初次采购的物资,采购人员应在供应商库中查询原采购询价管理规定供应商,并直接列入《询价供应商名单》;

2.采购询价过程中,属于需附图纸或规范的物资,采购人员应在发送《询价通知》时附图纸或规范至询价供应商; 

3.采购《询价通知》中,采购人员应明确报价期限,确保采购作业的时效性与公平性,对于逾期报价的供应商一律不予受理;

(四)“设备类”物资的《询价通知》中应至少注明下列四项内容:

1.供应商必须提供设备运转多少年以上的质量承诺,保修期间所需的各项备品应由供应商无偿提供;

2.供应商必须列举保质期满后保养所需的《备品明细单》,包括品名、规格、单价、更换周期等,并注明备品价格的有效年限; 

3.供应商必须提供设备的装运条件及其体积与重量;设备安装、试运行条件。

五、相关文件记录 :《询价通知》《报价单》《采购询价报告》《采购询价中选通知书》《询价供应商名单》《备品明细单》

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